Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „easymeet24/ZOOM Meeting“ informieren.
 

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das oben bezeichnete Tool, um Videokonferenzen durchzuführen. Das Produkt „easymeet24“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., mit Sitz in den USA.
 

Verantwortlicher

Wir sind verantwortlich für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Videokonferenzen steht.
 

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „easymeet24/Zoom Meeting“ werden verschiedene personenbezogene Daten gem. § 4 Nr. 1 DSG-EKD verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt damit zusammen, welche Angaben vor bzw. bei der Teilnahme an einer „Videokonferenz“ gemacht werden.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. (gespeichert auf deutschen Servern über Connect4Video)

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einer Videokonferenz die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in „Videokonferenzen“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „easymeet24/Zoom Meeting“, um „Videokonferenzen“ durchzuführen.

Wenn wir „Videokonferenzen“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Voraus transparent mitteilen und vorab eine Einwilligung gem. § 6 Nr. 2 DSG-EKD einholen. Weiterhin wird Ihnen die Tatsache der Aufzeichnung zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Videokonferenz erforderlich ist, werden wir die Chat-Inhalte protokollieren.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, Fragen aus Videokonferenzen zum Zwecke der Aufzeichnung und Nacharbeitung zu verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Fragen und Antworten aus Videokonferenzen, Umfragefunktion in Videokonferenzen) bis zu einem Monat bei „Zoom“ bzw. „Connect4Video“ gespeichert werden.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ist § 49 DSG-EKD die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „easymeet24/Zoom Meeting“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „easymeet24/Zoom Meeting“ sein, so ist § 6 Nr. 8 DSG-EKD die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse liegt in einer effektiven Durchführung der Videokonferenz.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Videokonferenzen“ § 6 Nr. 5 DSG-EKD, soweit die Videokonferenzen im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage § 6 Nr. 8 DSG-EKD. Auch hier besteht ein Interesse an einer effektiven Durchführung der Videokonferenz.
 

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Sowohl Zoom Video, als auch Connect4Video erhalten notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ sowie „Connect4Video“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom Meeting“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit Connect4Video einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, welcher im Unterauftragsverhältnis zu „Zoom Video“ steht. Trotz dessen wird ein Teil der Daten in den USA gespeichert.

Datenschutzbeauftragter

Eine Datenschutzbeauftragte wurde gem. § 36 DSG-EKD bestellt.

Sie erreichen diese wie folgt:

Ev.-luth. Kirchenkreisamt Burgdorfer Land
Karoline Johanna Tancredi
Im Mitteldorf 1
30938 Burgwedel
Telefon 0 51 39 / 99 75 73
E-Mail: DSB.kka.Burgdorfer_Land(at)evlka.de
 

Betroffenenrechte

Sie haben auf Antrag das Recht auf Auskunft § 19 Abs. 1 DSG-EKD, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Mit Ihrem Auskunftsersuchen können Sie sich jederzeit an uns wenden. Die Auskunft enthält gem. § 19 Abs. 1 DSG-EKD folgende Informationen:

1. die Verarbeitungszwecke;
2. die Kategorien personenbezogener Daten;
3. die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind;
4. falls möglich, die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;

Weiterhin haben Sie das Recht auf Berichtigung gem. § 20 DSG-EKD oder Löschung gem. § 21 DSG-EKD oder auf Einschränkung der Verarbeitung gem. § 22 DSG-EKD, soweit Ihnen diese Rechte gesetzlich zustehen.

Schließlich besteht weiterhin ein Widerspruchsrecht gem. § 25 DSG-EKD, sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit gem. 24 DSG-EKD, im Rahmen der gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben.
 

Löschung von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden grundästzlich dann gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung mehr besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflichten in Betracht.
 

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Sie haben gem. § 46 DSG-EKD das Recht, sich über die Verabeitung personenbezogener Daten durch uns, bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
 

Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Eine Überarbeitung dieses Datenschutzhinweises findet bei Änderung der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlichen machen statt.
 

Stand: 21.01.2021